I Working Group (WG) sono i mezzi principali attraverso cui la nostra amata sezione organizza e propone attività agli Erasmus. Ci sono quindi team dedicati a quasi ogni tipo di evento si possa pensare (Cultura, Sport, Eventi/Serate, Social, Viaggi e Tandem).
Esistono anche altri team di supporto, il cui fine ultimo non è quello di organizzare eventi (Partnership, Comunicazione e ICT). Se siete curiosi di vedere in che consiste l’attività di ognuno di questi WG, continuate a leggere.
Vuoi entrare in un working group? semplice! Invia un’email al Board scrivendo perché desideri candidarti. Puoi leggere alcuni consigli su come scrivere una candidatura in Procedure Utili!
Regole per i WG
Referenti WG
I referenti dei WG dovranno effettuare la calendarizzazione entro il 20 di ogni mese. Quindi, entro questa data, tutti gli eventi del WG devono essere aggiornati in Google Calendar.
Per eventi di cui non è possibile stabilire subito la data (per esempio La Scala, eventi del CUS, partite del Milan o dell'Olimpia, visita al canile), avvisare il Board e gli altri referenti WG, in modo che tutti possano esserne al corrente.
Referenti Eventi
Ogni evento deve avere un referente, ossia una persona a cui la sezione e gli stessi Erasmus si rivolgono se hanno bisogno di chiedere informazioni relative all’evento e alla sua organizzazione/programmazione.
Per pubblicare un evento, il referente dovrà
inviare al Segretario testi e banner relativi all'evento
inviare nel thread ufficio una mail per comunicare le istruzioni per l’ufficio. In particolare, è necessario specificare
le modalità di pagamento previste
la causale da inserire nelle ricevute relative al pagamento
se si prevede ricevuta e soldi in cassa oppure diversamente
creare il form che verrà compilato durante i turni ufficio con le persone che si iscriveranno all'evento (e relativi dati necessari per l'organizzazione dell'evento stesso)
presentarsi puntualmente al meeting point (o trovare un sostituto nel caso in cui sia impossibilitato)
In Procedure Utiliti spieghiamo come inviare una mail nel thread ufficio.
Ecco un esempio di mail in cui vengono comunicate le istruzioni per l'ufficio relative ad un evento:
Ciao ragazzi,
vi scrivo le istruzioni per le iscrizioni alla Sport Night di lunedì 4 marzo:
- Costo: 6€ a testa
- Raccogliere i dati di tutti i partecipanti nel foglio Excel sport night 4 marzo che trovate sul drive del team (Google Drive), inserendo i seguenti dati:
- Nome
- Cognome
- Numero ESNcard
- Sport scelto
- Numero di telefono
- Email (in caso di imprevisti vari)
- Fare la ricevuta con causale "sport night 4 marzo"
- Se hanno domande o dubbi, indirizzarli all'evento FB o dire di contattare il referente dell'evento (Pinco Pallino +39xxxxxxxxxx)
Grazie a tutti e speriamo siano numerosi!
Pinco
In base alla tipologia di evento, ci sono determinate tempistiche da rispettare per la sua pubblicazione:
Viaggi: 2 settimane prima
Eventi con iscrizioni (ad esempio eventi sportivi): 10 giorni prima
Eventi che non richiedono iscrizioni in ufficio: 1 settimana prima
Dirty dancing, chi? Serate fantastiche e dove trovarle.
Il Working Group Eventi ha il compito di creare ed organizzare le serate migliori per i nostri Erasmus. L’obiettivo è quello di trovare i locali più interessanti di Milano e far sì che l’amore venga ricambiato. Risultato? Serate divertenti a prezzi vantaggiosi.
Un esempio è ciò che noi chiamiamo Bar Night, in cui organizziamo una serata in un bar diverso almeno due volte al mese. Mettersi in gioco partecipando a questo WG significa, insomma, utilizzare il proprio spirito da party animal per una buona causa, le proprie abilità da PR per farci rincorrere dai migliori locali ed offrire agli Erasmus dei deal senza pari, oppure semplicemente trovare il modo di andare nel proprio pub preferito pagando la metà.
Non siamo così Tumblr da chiamarlo ‘Wanderlust’, ma è la stessa cosa
Come ogni Erasmus che si rispetti, anche i nostri vogliono girare il mondo, dunque eccovi servito il WG Viaggi! Si tratta di un Working Group che ha il compito di pianificare ogni aspetto di viaggi e gite: dai meno entusiasmanti, come l'assicurazione o la prenotazione dei biglietti, a quelli più creativi, come la scelta del posto e del tipo di viaggio. Il programma della giornata è interamente nelle mani di questo WG, che ha il potere anche di decidere cosa farci mangiare, dove e a che ora. Alcuni dei nostri viaggi: Como, Torino, Toscana, Bergamo.
Il magico mondo in cui “Students helping students” diventa realtà
Sotto il motto Leave you mark, l’intenzione è far sì che gli Erasmus diano una mano alla comunità che li sta ospitando. Essendo questo WG volontariato a livello puro, i membri del gruppo hanno anche il compito di farsi conoscere da altri enti ed associazioni, in modo da collaborare e trasformare le proprie idee in realtà.
In ESN troviamo due progetti che accomunano tutti i Paesi e tutte le sezioni: SocialErasmus ed ExchangeAbility. Il primo è collegato ad 8 cause: ambiente, salute, educazione, animali, disastri, povertà, discriminazione, violenza; il secondo ha come obiettivo quello di promuovere e facilitare la mobilità per le persone affette da disabilità.
Ma questo Working Group è noioso come sembra? La risposta è no, questo è un Working Group terribilmente versatile, che mette insieme diverse attività. L’ambito è vastissimo e qualunque evento può essere ricondotto ad una delle otto cause. Insomma: si creano eventi, si cercano partner, si rende entusiasmante aiutare il prossimo, il Working Group adatto per ripulirsi la coscienza. Alcune proposte: pulizia graffiti, giornata al canile, corso di difesa personale, mensa dei poveri.
Quante calorie ci sono nei due drink dell’Alcatraz? Quante corse intorno al duomo mi aspettano per smaltire il kebab del giorno dopo?
Il Working Group Sport si occupa della creazione di eventi a tema sportivo. Uno degli eventi maggiormente riusciti è la Sport Night, dove ESNer ed Erasmus passano una sera all'insegna del divertimento giocando a calcetto, beach volley e altri sport. Tutto ciò aiuta a creare un legame di squadra con i nostri Erasmus.
Insomma, è il gruppo che tenta di rimetterci tutti in forma. Come qualunque cosa in ESN, però, anche il WG Sport va oltre le banalità e sfida i propri limiti, organizzando eventi sempre più originali. Un esempio? Partite di Paintball e Laser Game!
Il motto: Ma se non torni con tre taglie in più sei davvero andato in Erasmus?
Perdonate colui che non parla che una lingua: non sa ciò che fa.
Che ci siano lingue diverse è il fatto più misterioso del mondo… Vuol dire che per le stesse cose ci sono nomi diversi! In questo Working Group ci divertiamo a capire quanti modi diversi ci sono per comunicare, a parlare lingue che conosciamo ma anche ad apprenderne di nuove. Organizziamo diversi eventi per rendere lo studio di una lingua più rapido ed efficace!
Questo Working Group si occupa dell’arricchimento culturale dei nostri amati Erasmus prima del botellon e dopo il chicken&chicken. Organizza gli eventi più disparati, tutti con un solo obiettivo: far amare Milano a 360°. Con city-tour attraverso la città, dai più conservatori di fronte alla Madonnina a quelli tra i graffiti dei quartieri meneghini, archivi ed esibizioni artistiche, questo gruppo non smette mai di stupire. Come tutti i WG di ESN Milano Statale, anche il Working Group Cultura accoglie ogni proposta ed idea, così da riuscire nel magico obiettivo di far conoscere, divertendo.
Specchio, servo delle mie brame, chi ha il miglior banner del reame?
Noi siamo bellissimi, non è nemmeno in discussione, ma la facciata esterna dell'associazione? Anche, grazie al creativo Team Comunicazione! Non è necessario essere esperti di Photoshop o di altri marchingegni misteriosi: l’originalità è tutto ciò che chiediamo. Per rendere i nostri eventi sempre più accattivanti, per scoprire l’ennesimo sito di banner disponibili online, per impostare delle strategie da seguire con le nostre pagine social (Instagram e Facebook), per decidere come e quando comunicare qualcosa agli Erasmus. Aspettiamo solo te!
Siamo fantastici, già lo sappiamo. Facciamolo sapere anche agli altri. (Make it rain, bi**hes!)
Essendo ESN un’associazione no-profit, è fondamentale riuscire a trovare persone che riconoscano le nostre potenzialità decidendo di collaborare con noi. Il fine ultimo è sempre quello di ottenere benefici e vantaggi per gli Erasmus. Solitamente le partnership che stringiamo seguono due filoni: quello dello sconto destinato ai possessori della ESN card e quello del contributo economico da parte del partner in cambio di visibilità e promozione, ad esempio su sito e pagina Facebook.
Il compito del WG è quello di seguire l’istinto, pensare agli studenti Erasmus ed ai loro bisogni o desideri, per poi contattare chiunque sembri poterli soddisfare, proponendo un incontro con l’obiettivo di raggiungere un accordo a vantaggio di entrambe le parti. Alcuni tra i Partner attuali: Ryanair, Flixbus, Cioccolati Italiani, International Week, C'era una Volta.
Come si converte un documento Word in PDF? Non mi funziona la webcam!
Il WG ICT (Information and Communication Technology) si occupa della gestione tecnica del sito web di sezione, dell'aggiornamento dei suoi contenuti (ma non della loro produzione), del mantenimento delle guide messe a disposizione per i nostri membri e si assicura l'interoperabilità degli strumenti tecnologici utilizzati all'interno della sezione.
Tra questi strumenti attualmente utilizziamo: mailing list con Gmail, Slack, Whatsapp e Google Drive.
Utilizziamo inoltre G Suite (Gmail, Documenti, Drive e Calendar per associazioni no-profit) per lo scambio principale di risorse digitali.
Essendo tendenzialmente composto da informatici, questo WG riceve le richieste più disparate, facilmente risolvibili con una semplice ricerca su Google ("ma come faccio a convertire la mia tesi in pdf/a? AIUTOOOOO").