Creazione e Gestione Eventi
Per aggiungere un nuovo evento su Jupiter devi
cliccare su Nuovo evento nel menu laterale che trovi sul lato sinistro dello schermo
compilare i dettagli relativi all'evento (dopo ti spieghiamo in dettaglio questa parte)
confermare cliccando sul bottone con doppia spunta verde che appare in fondo alla pagina sulla destra
pubblicare l'evento cliccando sul bottone cerchiato in blu nella figura sottostante
aggiungere movimenti per ogni iscritto che ha pagato la quota dell'evento (nel tutorial successivo ti spiegheremo come fare)
compilare il preventivo dell'evento (dopo vedrai come) se i soldi delle iscrizioni passano dalle casse di sezione, quindi per eventi per cui gli iscritti pagano prima (ad esempio una Sport Night) e non al momento dell'evento stesso (ad esempio una pizzata). Al termine dell'evento ricordati anche di compilare il bilancio dell'evento
Campi dell'evento da compilare
Nella parte alta della schermata si può scegliere la Lingua con cui compilare i campi dell'evento. Questi bottoni a forma di bandiera ti serviranno quando dovrai inserire una descrizione multi-lingua dell'evento (vedi dopo)
Nome dell'evento (è obbligatorio compilare questo campo sia in Italiano che in Inglese)
Luogo dell'evento (nome ed indirizzo)
Data e Ora dell'evento
Descrizione dell'evento, che andrà fatta in Italiano ed Inglese. E' la stessa descrizione che pubblichiamo con l'evento Facebook
Automatismi Evento: spuntando l'opzione Conferma automaticamente le nuove iscrizioni se un erasmus si iscrive all'evento tramite Jupiter, verrà direttamente confermato come partecipante. Senza questa opzione, sarà il referente dell'evento a dover confermare la partecipazione di un erasmus che si è iscritto all'evento. Questo secondo approccio è utile se c'è una fee obbligatoria da pagare per l'evento. In tal caso, sarà il referente a confermare la partecipazione dell'erasmus solo dopo aver verificato il pagamento della fee
Tipi di utente che possono vedere l'evento: permette di specificare chi può partecipare all'evento, ovvero ESNers, Newbies, o In scambio (ovvero Erasmus)
Quote di partecipazione: permette di specificare eventuali fee da pagare obbligatorie o opzionali per la partecipazione all'evento. Un esempio di fee obbligatoria è quella richiesta per poter partecipare ad una Sport Night. Un esempio di fee facoltativa è quella richiesta per l'acquisto di un gadget relativo ad un evento particolare che organizziamo.
Campi del form: eventuali campi aggiuntivi per chiedere ulteriori dati agli erasmus quando necessario
Una volta compilati questi campi, dovrai confermare ciò che hai inserito cliccando sul bottone con doppia spunta verde che appare in fondo alla pagina sulla destra
Opzioni relative ad un evento
Una volta confermati i campi di un evento, ti comparirà questa schermata relativa all'evento:
Vediamo uno ad uno i bottoni colorati che compaiono nella parte alta della schermata.
Iscrizioni all'evento: permette di vedere la lista di persone che si sono iscritte all'evento
Chiusura evento ed iscrizioni: serve a bloccare nuove iscrizioni all'evento (attualmente purtroppo non è possibile impostare un numero massimo di iscritti in maniera automatica)
Pubblica evento: serve a pubblicare ufficialmente un evento, in modo tale che appaia tra gli eventi disponibile a cui potersi iscrivere tramite Jupiter
Modifica evento: serve nel caso in cui tu debba modificare qualche campo relativo all'evento
Archiviazione evento: tendenzialmente non è richiesta l'archiviazione di un evento
Elimina evento: elimina l'evento in questione
Esempio: creazione di un evento a numero chiuso
creare un evento rimuovendo l'opzione Conferma automaticamente le nuove iscrizioni sotto al campo Automatismi Evento
accettare manualmente gli iscritti all'evento rispettando l'ordine con cui si sono iscritti tramite Jupiter (ed eventualmente verificando che abbiano pagato tutte le fee obbligatorie)
una volta raggiunto il numero di iscritti, bloccare le iscrizioni all'evento, cliccando sul bottone Chiusura evento ed iscrizioni dalla pagina relativa all'evento
Compilazione preventivo e bilancio evento
Il preventivo di un evento va compilato quando i soldi delle iscrizioni passano dalle casse di sezione, quindi per eventi per cui gli iscritti pagano prima (ad esempio una Sport Night) e non al momento dell'evento stesso (ad esempio una pizzata).
Cosa fare?
scarica il template Excel del preventivo da Google Drive a questo link https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aq_g0FODC7rzgpJ_X74gr3PmLs_htGP-mq3JwjFOtWI/edit?usp=sharing
compilare la scheda Excel chiamata Preventivo evento vuoto (se hai qualche dubbio su come compilarla, puoi vedere la scheda Preventivo evento esempio)
inviare il preventivo via mail a tesoriere@esnmilanostatale.it
al termine dell'evento, ricordati anche di compilare la scheda Excel chiamata Bilancio evento vuoto e di inviarla via mail